Brak połączenia z CRK nie jest tym samym co awaria uniemożliwiająca ewidencjonowanie sprzedaży. Zgodnie z art. 111 ust. 3ab ustawy o VAT, gdy połączenie jest czasowo niemożliwe z przyczyn niezależnych od podatnika, należy nadal prowadzić ewidencję i przywrócić połączenie niezwłocznie po ustaniu przyczyn. Trwała niemożność połączenia podlega osobnej procedurze uzgodnionej z naczelnikiem urzędu skarbowego. Jeżeli sama kasa nie może prawidłowo ewidencjonować, stosuje się inne zasady, opisane w poradniku awaria kasy fiskalnej – co robić.
Poniższa instrukcja dotyczy typowej kasy online działającej w firmowej sieci Wi-Fi, Ethernet lub LTE/GSM. Nazwy menu i sygnalizowanych błędów zależą od producenta i modelu. Zanim zmienisz ustawienia, sprawdź instrukcję własnej kasy.
Co to jest CRK i po co kasa się z nim łączy?
Centralne Repozytorium Kas (CRK) to system teleinformatyczny prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Kasy online przekazują do niego określone dane o ewidencji i zdarzeniach związanych z urządzeniem. Nie należy rozumieć „online” w ten sposób, że każde wystawienie paragonu wymaga osobnego ręcznego zalogowania się przez właściciela firmy.
Po fiskalizacji urządzenie otrzymuje harmonogram komunikacji i zgodnie z nim przesyła dane automatycznie albo na żądanie. Podstawę stanowią m.in. art. 111a ustawy o VAT i § 18 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 r.
Warto rozróżnić trzy elementy:
Przesuń tabelę, aby zobaczyć wszystkie kolumny →
| Element | Zadanie | Przykładowy problem |
|---|---|---|
| Kasa fiskalna | Rejestruje sprzedaż i wystawia dokumenty | Błąd pamięci, zasilania, klawiatury |
| Sieć lokalna i internet | Zapewnia drogę komunikacji | Brak Wi-Fi, zablokowany ruch, brak transferu danych |
| CRK | Odbiera przewidziane przepisami dane i polecenia | Niedostępność usługi lub problem z sesją komunikacji |
Kasa może widzieć router, ale wciąż nie mieć dostępu do internetu. Może też mieć internet, lecz nie nawiązywać prawidłowej komunikacji z CRK z przyczyn związanych z konfiguracją, czasem systemowym lub samym urządzeniem.
Szybkie drzewko diagnostyczne: co sprawdzić jako pierwsze?
- Czy kasa się uruchamia i pozwala na prawidłową ewidencję? Jeśli nie, przerwij tę instrukcję i przejdź do procedury awaryjnej.
- Czy inne urządzenie ma internet z tego samego źródła? Jeśli nie, problem leży prawdopodobnie w sieci lub operatorze.
- Czy kasa jest połączona z właściwą siecią Wi-Fi, kablem Ethernet albo LTE? Jeśli nie, sprawdź ustawienia dostępne użytkownikowi.
- Czy w kasie prawidłowo ustawiono datę i godzinę? Nieprawidłowy czas może utrudniać bezpieczną komunikację. Nie zmieniaj ustawień fiskalnych poza zakresem instrukcji.
- Czy pojawia się kod błędu? Zapisz dokładny komunikat i godzinę.
- Czy po przywróceniu internetu problem nadal występuje? Zgłoś sprawę uprawnionemu serwisowi z zebranymi danymi.
To schemat rozpoznania przyczyny, a nie uniwersalna instrukcja naprawy. Jedno urządzenie sygnalizuje brak serwera, inne brak połączenia sieciowego, a jeszcze inne zapisuje zdarzenie w raporcie. Nie interpretuj kodów bez instrukcji właściwego modelu.
Krok 1. Sprawdź, czy internet rzeczywiście działa
Najprostszy test wykonasz telefonem lub komputerem korzystającym z tego samego routera. Otwórz zwykłą stronę internetową, np. stronę urzędową. Jeśli się nie otwiera, zrestartuj router zgodnie z instrukcją operatora i zasadami funkcjonowania firmy, sprawdź kontrolki i zgłoszone awarie sieci.
Uwaga na test telefonem: smartfon może automatycznie przełączyć się na transmisję komórkową, maskując awarię Wi-Fi. Na czas testu sprawdź, z jakiej transmisji korzysta. Jeśli router ma internet, ale kasa nie, problem jest bliżej urządzenia: może chodzić o hasło, adresację lub konfigurację.
W punktach handlowych z siecią gościnną kasa bywa przez pomyłkę łączona do Wi-Fi z ekranem akceptacji regulaminu. Urządzenie fiskalne zwykle nie obsługuje takiego ekranu tak jak telefon czy laptop. Potrzebuje odpowiednio skonfigurowanej sieci bez pośredniego portalu logowania.
Krok 2. Wi-Fi: sprawdź nazwę sieci, hasło i zasięg
Typowe źródła problemów po zmianie internetu to nowa nazwa SSID, zmienione hasło, inny router lub zmiana rodzaju zabezpieczeń. Zanim edytujesz konfigurację, ustal, czy kasa wspiera dane pasmo Wi-Fi i tryb zabezpieczeń. Nie wszystkie urządzenia obsługują 5 GHz czy najnowsze ustawienia routerów; konkretne możliwości wynikają ze specyfikacji modelu.
Wykonaj kontrolę:
- sprawdź, czy kasa widzi właściwą sieć;
- potwierdź, że zapisane hasło jest poprawne;
- sprawdź poziom sygnału w miejscu faktycznej pracy urządzenia;
- upewnij się, że router nie izoluje kasy w sieci gościnnej;
- sprawdź, czy nie włączono nowych ograniczeń dostępu dla urządzeń;
- nie korzystaj z przypadkowego otwartego hotspotu do stałej transmisji danych fiskalnych.
Jeśli kasa pokazuje „połączono z Wi-Fi”, nie zakładaj jeszcze, że CRK jest osiągalne. Dopiero test komunikacji przewidziany przez producenta, wykonany zgodnie z instrukcją, pozwala ocenić kolejny etap. W szerszym kontekście wyboru łącza pomocny jest poradnik kasa fiskalna Wi-Fi czy GSM/LTE.
Krok 3. Ethernet: kabel, port i adresacja
Przy połączeniu przewodowym zacznij od elementów dostępnych bez rozbierania urządzenia: czy kabel jest wpięty, czy nie jest uszkodzony, czy aktywny jest port w routerze lub switchu. Sprawdź dokumentację urządzenia, zanim odłączysz je od sieci podczas otwartej transakcji.
W firmach z rozbudowaną siecią administrator może stosować statyczne adresy IP, VLAN-y, filtry DNS lub reguły zapory. Po wymianie routera kasa z zapisanym starym adresem bramy może nie mieć wyjścia do internetu. Zamiast zgadywać parametry, poproś administratora o ustalenie, czy urządzenie otrzymuje poprawny adres, DNS i trasę do internetu.
Nie zalecamy wyłączania całego firewalla ani umieszczania kasy w strefie pozbawionej ochrony tylko po to, aby zniknął komunikat błędu. Serwis lub administrator powinien potwierdzić wymagania sieciowe konkretnego modelu.
Krok 4. LTE/GSM: zasięg, transmisja i karta SIM
W przypadku urządzenia mobilnego albo routera z kartą SIM sprawdź poziom zasięgu w miejscu pracy, aktywność pakietu danych oraz czy operator nie zgłasza awarii. Słaby sygnał w pomieszczeniach z metalową konstrukcją, w piwnicy czy w hali targowej może być znacznie gorszy niż przy oknie.
Zwróć uwagę na typ połączenia. Niektóre kasy korzystają z własnego modemu i karty SIM, inne z zewnętrznego routera. Procedura sprawdzenia APN czy transmisji zależy od rozwiązania. Nie wyjmuj karty SIM ani nie zmieniaj ustawień modemu bez potwierdzenia, że są to czynności udostępnione użytkownikowi.
Przy używaniu internetu w wielu punktach unikaj natychmiastowego przenoszenia urządzenia tylko po to, aby „złapało zasięg”, jeśli mogłoby to naruszyć zasady wskazanego miejsca używania kasy. Zapisz, gdzie i o której godzinie pojawiał się błąd, oraz zgłoś to serwisantowi.
Krok 5. Data, godzina i komunikaty urządzenia
Nieprawidłowa data i godzina mogą utrudniać prawidłową komunikację szyfrowaną, a zarazem wpływają na zgodność dokumentów fiskalnych. Sprawdź wskazania na ekranie, ale nie przestawiaj samodzielnie zegara w trybie serwisowym, zwłaszcza jeśli wymaga to naruszenia zabezpieczeń.
Zamiast przesyłać serwisowi ogólne „nie działa”, przygotuj zapis błędu:
Przesuń tabelę, aby zobaczyć wszystkie kolumny →
| Informacja | Przykład użytecznego zgłoszenia |
|---|---|
| Model i typ kasy | Dokładna nazwa z książki kasy |
| Sposób łączności | Wi-Fi na routerze firmowym, Ethernet albo LTE |
| Treść komunikatu | Pełny zapis lub zdjęcie ekranu |
| Czas wystąpienia | Data, godzina, czy problem jest stały |
| Historia zmian | Nowy router, hasło Wi-Fi, przeniesienie lokalu |
| Wynik bezpiecznych testów | Internet na laptopie działa, kasa widzi SSID, brak komunikacji |
Nie publikuj tych danych w otwartym forum wraz z numerami urządzenia lub informacjami o firmowej sieci; przekaż je bezpiecznie uprawnionemu serwisowi.
Czy można prowadzić sprzedaż, gdy kasa nie ma internetu?
Tak, czasowa niemożliwość zapewnienia połączenia z CRK z przyczyn niezależnych od podatnika nie oznacza automatycznie obowiązku wstrzymania sprzedaży, pod warunkiem że kasa prawidłowo ewidencjonuje transakcje. Art. 111 ust. 3ab pkt 1 ustawy o VAT nakazuje w takiej sytuacji prowadzić ewidencję i przywrócić połączenie niezwłocznie po ustaniu przeszkody.
Inaczej wygląda trwała niemożliwość zapewnienia łączności. Art. 111 ust. 3ab pkt 2 przewiduje prowadzenie ewidencji i zapewnienie połączenia w ustalonych odstępach czasowych za zgodą naczelnika urzędu skarbowego. Nie jest to po prostu zgoda, którą właściciel urządzenia wydaje sobie sam. Zobacz też informacje o kasach fiskalnych na Biznes.gov.pl.
Trzy sytuacje, których nie wolno mieszać
Przesuń tabelę, aby zobaczyć wszystkie kolumny →
| Sytuacja | Co oznacza? | Działanie |
|---|---|---|
| Chwilowy brak sieci przy prawidłowo działającej kasie | Kasa nadal rejestruje sprzedaż, lecz nie wysyła danych | Ewidencjonuj i przywróć łączność bez zwłoki |
| Trwały problem z zapewnieniem połączenia | Brak realnej możliwości zapewnienia zwykłej komunikacji | Procedura i zgoda naczelnika urzędu skarbowego |
| Awaria blokująca rejestrację | Kasa nie może wystawić prawidłowego dokumentu fiskalnego | Procedura dla awarii kasy i ewentualna kasa rezerwowa |
Uwaga: zasada dotycząca czasowej utraty połączenia nie usprawiedliwia celowego odłączania internetu ani wielotygodniowego ignorowania błędów. Powtarzające się problemy wymagają diagnozy i utrzymania możliwości przesyłania danych.
Kiedy zgłosić problem serwisantowi?
Nie zwlekaj, jeśli po sprawdzeniu źródła internetu, połączenia i podstawowych parametrów dostępnych użytkownikowi kasa nadal sygnalizuje błąd CRK. Pilnej pomocy wymagają zwłaszcza: komunikaty o problemach z pamięcią fiskalną lub chronioną, niespójna data i godzina, błędy podczas fiskalizacji, a także stan, w którym urządzenie przestaje prawidłowo rejestrować sprzedaż.
Zgodnie z § 9 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia z 2025 r. podatnik powinien niezwłocznie zgłaszać serwisowi nieprawidłowości w pracy kasy. Jeżeli jednocześnie występuje problem z drukowaniem, jego diagnostykę opisujemy osobno w artykule kasa fiskalna nie drukuje paragonów.
Nie wykonuj przy tej okazji resetu fiskalnego, zmiany NIP, „czyszczenia” pamięci, manipulacji przy plombach ani niepotwierdzonej aktualizacji firmware. Takie działania mogą utrudnić naprawę albo naruszyć zasady użytkowania urządzenia.
Checklista zapobiegania problemom z CRK
- Ustal, czy kasa używa Wi-Fi, Ethernet czy transmisji komórkowej.
- Po zmianie operatora internetu sprawdź komunikację z CRK, zanim rozpocznie się ruch klientów.
- Nie ustawiaj routera w miejscu o słabym zasięgu i nie odłączaj go nocą bez zrozumienia harmonogramu urządzenia.
- Zapisz instrukcję sprawdzenia statusu transmisji dla konkretnego modelu.
- Ustal odpowiedzialną osobę za firmowy router i dane dostępowe.
- Zadbaj o stabilne zasilanie routera, terminala i kasy.
- Prowadź krótkie notatki z powtarzających się problemów, aby odróżnić sporadyczny brak zasięgu od usterki.
FAQ – brak połączenia z CRK
Czy kasa fiskalna online musi być cały czas podłączona do internetu?
Przepisy wymagają zapewnienia połączenia zgodnego z harmonogramem przesyłania danych, w szczególności w czasie ewidencjonowania. Nie oznacza to konieczności ręcznego wysyłania każdego paragonu. Czasowa przeszkoda niezależna od podatnika jest uregulowana osobno.
Czy kasa online może działać bez internetu przez jeden dzień?
Nie ma uniwersalnej zasady „jeden dzień jest dozwolony”. Znaczenie ma przyczyna, charakter przerwy, prawidłowość ewidencji i niezwłoczne przywrócenie połączenia. Nie należy planować długotrwałej pracy offline jako zwykłego trybu eksploatacji.
Czy trzeba każdorazowo dzwonić do urzędu skarbowego przy chwilowym braku Wi-Fi?
Art. 111 ust. 3ab rozróżnia czasową i trwałą niemożność połączenia. Dla czasowej przeszkody nakazuje kontynuację ewidencji i przywrócenie łączności; dla trwałej przewiduje odrębną zgodę naczelnika urzędu skarbowego. Problemy techniczne zgłaszaj również serwisowi.
Czy kasa może połączyć się przez hotspot telefonu?
To zależy od możliwości technicznych modelu i zgodności z instrukcją. Połączenie powinno być stabilne i bezpieczne, a konfiguracji nie należy improwizować przy otwartej sprzedaży. Doraźne rozwiązanie uzgodnij z serwisem.
Czy po przywróceniu internetu trzeba wysłać paragony ręcznie?
Kasa online przesyła dane zgodnie ze swoim sposobem pracy i harmonogramem. Sprawdź komunikat statusowy i instrukcję modelu; nie zakładaj, że wymagane jest „ponowne nabicie” wcześniejszych transakcji. Nie rejestruj sprzedaży drugi raz tylko po to, by wymusić transmisję.
Czy błąd CRK oznacza konieczność zakupu nowej kasy?
Nie. Najpierw należy wykluczyć awarię sieci, routera, karty SIM i ustawień. O wymianie urządzenia decyduje wynik diagnozy, stan sprzętu, dostępność napraw i potrzeby firmy.
Podsumowanie
Diagnoza braku połączenia z CRK powinna przebiegać od najprostszych elementów: dostępu do internetu, lokalnego Wi-Fi lub LTE, przez parametry sieci aż do komunikatów urządzenia. Sama utrata łączności nie jest równoznaczna z niemożnością sprzedaży, ale nie wolno jej ignorować. Przede wszystkim nie ingeruj samodzielnie w fiskalne zabezpieczenia kasy i dokumentuj powtarzające się błędy.
